Bij veel organisaties ligt op de receptie een boek voor de registratie van bezoekers. U wordt gevraagd zich in te schrijven en ook weer af te melden bij vertrek. Niet alleen staat uw eigen naam daar in, veelal wordt ook gevraagd naar het kenteken van uw auto. Maar ook de naam van de persoon die u bij het bedrijf bezoekt wordt vaak gevraagd. Bij het inschrijven van uw gegevens kunt u de rest van de bezoekers en hun gegevens zien. Alhoewel dat misschien niet zo fatsoenlijk is om te doen, zullen veel receptiemedewerkers u niet beletten zelfs wat te bladeren in het boek.

Dat de gegevens die worden ingevuld persoonsgegevens zijn, behoeft geen nader betoog. Terwijl ik mijn auto zo altijd onpersoonlijk, onherkenbaar en van buiten af niet herleidbaar naar mijn persoon, als mogelijk houdt staat daar mijn kenteken “voor iedereen” te lezen. Niet invullen is vaak geen optie. “Dat is voor de veiligheid” of “de brandweer vraagt dat” zijn dan gehoorde antwoorden. Men wil tenslotte als u achter blijft in het gebouw, of uw auto op de parkeerplaats blijft staan, contact met u kunnen opnemen. Daar is allemaal iets voor te zeggen.

Bedrijven die een bezoekersboek op de receptie hebben liggen dienen dat echter wel op te nemen in het verwerkingenregister. Maar de veiligheid en het tegengaan van onbevoegde inzage zijn in de vorm van “een boek” dat iedereen zelf invult lastig, zo niet onmogelijk, te realiseren. Het aan het einde van de dag verwijderen van de pagina met de bezoekers van die dag, is al een stap in de goede richting. Zo wordt in ieder geval het aantal betrokkenen verminderd. Een andere mogelijkheid is aan elke bezoeker een apart velletje papier geven waarop hij of zij de relevante gegevens invult. Waarna dat papiertje achter de balie wordt bewaard. Vanzelfsprekend kan het ook digitaal. Met een scherm en toetsenbord op de balie kan iedereen zijn eigen gegevens invoeren en, mits op de juiste wijze gerealiseerd, geen andere gegevens inzien. Afmelding kan dan door de receptiemedewerker worden gedaan.

En daarna? Vervolgens is de vraag om welke reden en hoe lang die bezoekersgegevens worden bewaard. Als de enige reden inderdaad “veiligheid” en op “last van de brandweer” zijn , dan kan het bewijs van uw bezoek direct worden vernietigd als u het pand verlaat of het parkeerterrein af rijdt. Als bedrijven die gegevens langer willen bewaren dan zullen ze dat bij registratie van uw gegevens moeten aangeven, inclusief de reden daarvoor, en in een procedure moeten vastleggen hoe die gegevens worden opgeslagen, veilig worden gehouden en op welke wijze ze wanneer, worden vernietigd.

Een andere oplossing is dat u als bezoeker uitsluitend aangeeft dat u een “bezoeker” bent die bij “medewerker Jansen” op bezoek gaat en hoe laat u daar bent. De medewerker moet dan de instructie krijgen dat hij verantwoordelijk is om u te begeleiden naar de uitgang en u af te melden. Dat is echter niet uw verantwoordelijkheid.

twitterlinkedinyoutube
twitterlinkedin